Can İZGİ, PMP®, REP

Verdiğim proje yönetimi eğitimleri esnasında, katılımcılardan muhtelif sorular geliyor. Haftalık olarak, bu sorulardan bir tanesini burada yayınlayacağım. Bir sonraki haftada ise, bu soruya verdiğim cevabı yayınlayacağım.

Can İzgi, PMP^®, REP

___________________________________________________________

 

ARŞİV : Ocak 2010 – Haziran 2010

 

Tarih: 28 Haziran 2010 Haftası

Soru: Web sayfanızda “Haftanın Sorusu” bölümünü takip ediyorum. Bu bölümdeki bilgileri bir hafta geç güncellediğinizi görüyorum. Öyle değil mi?   

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Yok, öğle değil. Tam tersine, zamanında güncellemek için çalışıyorum.

Açıklayayım: “Tarih: 21 Haziran 2010 Haftası” sorusunu ele alalım. (Aşağıda görünüyor.) Bu soru, 21 Haziran Pazartesi günü ile 27 Haziran Pazar günü arasındaki zaman dilimini kapsıyor. Bu sebepten dolayı, bu soru normal şartlarda 28 Haziran Pazartesi günü yayınlanır. Bir hafta bekleme süresi konunca, bu sorunun cevabı da normal şartlarda 5 Temmuz Pazartesi günü yayınlanır. Aynı anda, bir sonraki soru da yayınlanır.

Web sayfamın bu kısmını zamanında güncellemek için çalıştığımdan dolayı, herhangi bir haftada Pazartesi sabahı web sayfamın bu bölümüne bakarsanız, büyük bir ihtimalle yeni bir soru görürsünüz. Yeni bir soru görmüyorsanız, istisnai bir durum var demektir, mesela iş yoğunluğum çok fazla olabilir. 

___________________________________________________________

Tarih: 21 Haziran 2010 Haftası

Soru: Birinci seferde PMP^® sınavını geçemezsem, ikinci sefer sınava girmek için ödeyeceğim ücret aynı mıdır?  

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Bir sene zarfında sınava tekrar girerseniz indirim vardır. Daha sonra sınava girerseniz indirim olmaz.    

___________________________________________________________

Tarih: 14 Haziran 2010 Haftası

Soru: Microsoft Project kullanarak planını hazırladığım bir proje için, Excel formatındaki bir raporu nasıl oluşturabilirim? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Report – Visual Reports… komutunu çalıştırdıktan sonra, istediğiniz rapor tipini seçin. View butonuna tıkladığınız zaman, Microsoft Project otomatik olarak bir Excel dosyası oluşturur. Oluşturulmuş olan Excel formatındaki raporda, grafiksel görünüm, verilerin nümerik değerlerini gösteren ayrı bir sayfa ve pivot table bulunacaktır.    

___________________________________________________________

Tarih: 7 Haziran 2010 Haftası

Soru: PMP^® sınavına girmek için, test merkezlerini görmeye çalıştığım zaman (Internet üzerinden), Türkiye’de sadece Ankara’daki test merkezinin adresi karşıma çıkıyor. İstanbul’daki ve İzmir’deki test merkezlerinin adresleri niçin karşıma çıkmıyor? Onları nasıl bulabilirim? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Dediğiniz doğru. Şaşırtıcı bir durum var. Seçiminizi aşamalı bir şekilde detaylandırmanız bekleniyor. “Türkiye” şeklinde seçim yapın. Ankara’daki test merkezinin adresini gördükten sonra, “İstanbul” veya “İzmir” şeklinde ilave bir sorgulama yapın. 

___________________________________________________________

Tarih: 31 Mayıs 2010 Haftası

Soru: Şirketimizde Microsoft Project kullanıyoruz. Şirket, proje ekip üyelerinin maaşlarını proje yöneticilerine açıklamamaktadır. Bir proje ekip üyesinin ortalama maaşının ne olduğunu da açıklamamaktadır. İnsan kaynağı haricinde bir masraf kalemi olmayan bir proje için, Kazanılmış Değer Yöntemi’ni (Earned Value Technique) kullanarak, projenin zaman ve maliyet performansını nasıl takip edebilirim? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Tools – Options komutunu çalıştırın. View sekmesi karşınıza çıkacaktır:

  

 

Para birimini manuel olarak man*hrs olarak değiştirin. (adam*saat)

 

  

Resource Sheet görünümünde Std. Rate kısmına, tüm insan kaynakları için 1,00 man*hrs/hr yazın.

 

  

Tracking Gantt görünümünde iken, View – Table: Entry – More Tables… komutunu çalıştırın.

 

 

İstediğiniz Earned Value (Kazanılmış Değer) tablosunu seçip Apply tuşuna basın.  

___________________________________________________________

Tarih: 24 Mayıs 2010 Haftası

Soru: Dünyaca ünlü bir proje yönetimi uzmanı vefat etmiş. Doğru mu? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Evet, üzücü bir durum. Proje yönetimi ile ilgili konularda yazdığı kitaplarla meşhur olan Rita Mulcahy 15 Mayıs 2010 tarihinde vefat etti.     

___________________________________________________________

Tarih: 17 Mayıs 2010 Haftası

Soru: PMI^® üyesi olmanın sağladığı faydalar nelerdir? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): PMP^® sertifikası aldıktan sonra, PMI^® üyeliğinizi devam ettirmek zorunda değilsiniz. Buna rağmen, ben sürekli olarak üyeliğimi yeniliyorum. Üyeliği yenilememin sebeplerini ben size söyleyeyim; üye olmanın sağladığı diğer faydaları PMI^®‘ın web sayfasında bulabilirsiniz:

* Her ay “PM Network” ve “PMI Today” dergileri hard-copy olarak evime kargoyla yollanıyor.

* Yılda dört defa “Project Management Journal” dergisi hard-copy olarak evime kargoyla yollanıyor. (Bu kalınca bir dergi, en son sayısı yaklaşık 100 sayfaydı.)

* PMI^®‘dan kitap, v.s. satın almak gerekirse, üyelere indirim oluyor.

* Sadece üyelerin girebildiği bir web sayfası var. Orada bol miktarda soft-copy kitap, v.s. var.

* Ayda iki defa “Community Post” isimli Newsletter e-mail adresime yollanıyor.      

___________________________________________________________

Tarih: 10 Mayıs 2010 Haftası

Soru: Şekilde gösterilen durumu, kullandığım proje yönetimi yazılımında tanımlayamıyorum çünkü B aktiviteisinin başlangıç tarihinde bir belirsizlik bulunmaktadır. Bu belirsizliğin sebebi, testin kaç kere tekrarlanacağının bilinmemesidir. Maalesef proje zaman planı hazırlarken bu durumla çok sık karşılaşıyorum ve ne yapmam gerektiğini bilmiyorum.

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Böyle bir durumda aşağıdaki yöntemlerden birini kullanabilirsiniz.

  

BİRİNCİ YÖNTEM

Aşağıdaki şekle bakalım:

Kırmızı çizgilerle işaretli kısmın içindekileri tek aktivite olarak gösterelim. Aktivitenin ismine de “Test Süreci” diyelim. Bu aktivite için süre, maliyet ve efor değerleri olarak kötümser tahminlerimizi girelim ve projemizi üst seviye kısıtlara uyacak şekilde planlamaya çalışalım. Mesela, bu aktivitenin zaman tahminini yaparken şöyle düşüneceksiniz: “Bu süreç için en fazla ne kadar zaman harcanır?” Bu şekilde yaptığınız süre tahminini zaman planına kaydedip, projenizin istenen zamanda bitmesi için gerekli olan zaman planlaması çalışmalarını yapmaya devam edeceksiniz. Bu aktivite için, yukarıda anlatılan konulara değinen açıklayıcı bir not yazmak da faydalı olacaktır.

Şema aşağıdaki gibi olacaktır:

İKİNCİ YÖNTEM 

Zaman planının o kısmını aşağıdaki şekildeki gibi gösterelim:

Burada “Test” isimli aktivite, testi ilk sefer yaptığınız çalışmayı göstermektedir. “Düzeltici Eylemler” isimli aktivite ise, testi ilk sefer yaptıktan sonra “B” aktivitesi başlayana kadar yapacağınız çalışmaların tümünü göstermektedir. Bu çalışmaların içinde testin defalarca tekrar edilmesi de bulunabilir. Yukarıdaki paragrafta mavi renkle yazılmış olan bilgiler, “Düzeltici Eylemler” isimli bu aktivite için de geçerlidir.

 

ÜÇÜNCÜ YÖNTEM

“En fazla testi kaç kez yapmak zorunda kalırım?” diye düşünün ve testin o kadar defa tekrar edildiğini gösteren bir zaman planı hazırlayın. Mesela “Testi en fazla 3 kez yapmak sorunda kalırım.” diye düşünüyorsanız, diyagram aşağıdaki gibi olacaktır:

T1: Testin ilk defa yapılışı

D1: Testin ilk defa yapılışından sonra ortaya çıkan hataların düzeltilmesi

T2: Testin ikinci defa yapılışı

D2: Testin ikinci defa yapılışından sonra ortaya çıkan hataların düzeltilmesi

T3: Testin üçüncü defa yapılışı

 

Not: Yukarıda bahsedilen üç yöntem de kötümser tahminleri referans almaktadır. Projenin yürütme aşamasında o süreç daha kısa sürerse, aradaki zaman (ve maliyet ve efor) farkını risk rezervi olarak kullanabileceğinizi ümit edersiniz.

Son olarak şunu da söylemek isterim ki, Microsoft Project kullanarak PERT (Program Evaluation and Review Technique) Analizi yaparak belirsizlikleri takip etmek mümkündür. Aktiviteler için iyimser – olası – kötümser zaman tahminleri girdiğiniz zaman, Microsoft Project size iyimser – olası – kötümser zaman planını hesaplayıp gösterir. İlaveten, PERT ağırlıklı ortalama fomülünü kullanarak da hesaplanan bir zaman planını gösterir. 

___________________________________________________________

Tarih: 3 Mayıs 2010 Haftası

Soru: İnşaat mühendisiyim. Marmaray Projesi’nde çalışıyorum. Kariyerime olumlu etkisi olacağı için, PMP^® sertifikası almayı planlıyorum. PMP^® sertifika sınavına girmeden önce PMI^® üyesi olmamı tavsiye eder misiniz? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Evet, tavsiye ederim. Üyelik avantajlarına ilaveten, önce üye olur sonra sınava başvurursanız, toplamda daha az para ödemiş oluyorsunuz.  

___________________________________________________________

Tarih: 26 Nisan 2010 Haftası

Soru: Çalıştığım şerketteki proje planlama dokümanlarını hazırlarken, projenin kapsamını ve projenin kapsamı haricindeki konuları ayrı ayrı açıklamam bekleniyor. Projenin kapsamını açıkladığım bölümde yazılı olamayan her şey, zaten projenin kapsamı dışında değil midir? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Sizin dediğiniz doğru; projenizin kapsamını açıkladığınız bölümde yazılı olmayan şeyler projenin kapsamı dışında olacaktır. Fakat buna rağmen, genellikle, kapsam dışında olduğunun vurgulanmasında fayda olan konular bulunur. Projenin kapsamı haricindeki konuların belirtildiği bölüm ile ilgili olarak sizden beklenen de budur. Bu bölümde sizden beklenen, projenin kapsamı dışında olan her şeyi yazmanız değildir.

Projelerde sık rastlanan bir durum, projenin kapsamına nelerin dahil olacağı konusundaki belirsizliklerdir. Kapsamı detaylıca açıklayan bir doküman hazırlayıp ilgili kişilerle paylaşsanız bile, proje bitene yakın bir zamanda, ilave bir konunun kapsama dahil edilmesi yönünde istek gelebilir. Bu, iki tarafı da zor durumda bırakabilir. Planlama dokümanlarını hazırlarken, bu tip isteklerin neler olabileceğini tahminlemeye çalışın. Projenin kapsamını ve projenin kapsamı haricindeki konuları açıklayan dokümanı ilgili kişilere onaylatın veya (mümkün olmuyorsa) en azından onlarla paylaşın. Bazı konuların kapsama dahil olup olmayacağı konusunda bir fikir ayrılığı varsa, bu konuların neler olduğu erken bir safhada ortaya çıksın ve mümkünse karara bağlansın. 

___________________________________________________________

Tarih: 19 Nisan 2010 Haftası

Soru: Projelerimizin yürütme aşamasında, çok sık değişiklik talepleri geliyor. İyi bir planlama yapmış olsak, yürütme aşamasında hiçbir değişiklik talebinin gelmemesi gerekir, öyle değil mi? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Hayır, bu doğru değil. Proje, doğası itibarı ile, daha önceden tıpatıp aynısı yapılmamış olan bir çalışmadır. Bilhassa erken safhalarda, operasyonel çalışmaya kıyasla, belirsizlik fazla ve deneyim azdır. Çok iyi bir planlama yapılmış olsa bile, projenin yürütme aşaması esnasında değişiklik taleplerinin gelmesi beklenir. PMI^® bu konuyla ilgili bir süreç tanımlamıştır: Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi (Perform Integrated Change Control). Gelen değişiklik talepleri, ufak veya büyük çapta, çabuk karar gerektiren veya çabuk karar gerektirmeyen, resmi veya gayriresmi bir şekilde ele alınmış olan cinsten olabilir.

Bir aydan uzun süren bir projenin eksiksiz proje yönetimi planını bana gösterip, “Hiçbir değişiklik talebi gelmeden bu plan uygulandı ve proje sonuçlandı.” derseniz, o anda rüya mı görüyorum diye düşünürüm.

Öte yandan, “İyi bir planlama yapmamış olduğumuz için, olması gerekenden çok daha fazla sayıda değişiklik talepleri geliyor.” diyorsanız, o zaman dediğiniz doğru olabilir.  

___________________________________________________________

Tarih: 12 Nisan 2010 Haftası

Soru: PMP^® sınavına hazırlanmak için, Project Management Body of Knowledge^®’ı okumaya başladım. Sizin görüşünüze göre, bu kitaptaki en önemli paragraf/sayfa nedir? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Sayfa 43’de gösterilen “Project Management Process Groups and Knowledge Areas Mapping” (Süreç Haritası).   

___________________________________________________________

Tarih: 5 Nisan 2010 Haftası [2]

Soru: PMP^® sertifikasının geçerlilik süresi kaç yıldır? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): PMP^® sertifikasının geçerlilik süresi üç yıldır. (http://www.projeyonetimi.com/tc.asp?icid=145&itype=i)   

___________________________________________________________

Tarih: 5 Nisan 2010 Haftası [1]

Soru: Hocam sizin PMP^® sertifikanız var mı? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP):

(Katılımcı bu soruyu, ciddi bir tavırla, PMP^® Sertifika Sınavına Hazırlık kursunun ilk gününde sordu! İlk defa bu tip bir soruyla karşılaştım. Çok şaşırmıştım. Sınıf kahkahaya boğuldu.)  

___________________________________________________________

Tarih: 29 Mart 2010 Haftası

Soru: Proje planlama çalışmalarına başlamadan önce ve proje yürütme çalışmalarına başlamadan önce birer toplantı yapılır. Bunlardan hangisini kick-off meeting (başlangıç toplantısı) olarak isimlendirmek doğru olur? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Şirketlere bakacak olursanız, bazı şirketler birincisini, bazı şirketler de ikincisini kick-off meeting olarak tanımlar. Literatüre bakacak olursanız, bazı kaynaklar birincisini, bazı kaynaklar da ikincisini kick-off meeting olarak tanımlar. Benim kendi görüşümü sorarsanız, planlama çalışmalarına başlamadan önce yapılan toplantıyı kick-off meeting olarak tanımlamak gerekir.   

___________________________________________________________

Tarih: 22 Mart 2010 Haftası

Soru: Proje yöneticisi olarak çalışan iş arkadaşım, PMP^® sertifikasını kazandıktan sonra daha da profesyonel bir tarzda konuşmaya başladı. Başka şirketlerde çalışan kişiler de, size buna benzer gözlemlerini anlatıyor mu? 

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Evet, zaman zaman, muhtelif şirketlerde çalışan kişiler bana bu tip gözlemlerini aktarır.

___________________________________________________________

Tarih: 15 Mart 2010 Haftası

Soru: Kazanılmış Değer Yöntemi’ni (Earned Value Management) kullanarak projelerimizin performansını takip ediyoruz. Plandan sapmalar aynı oranda devam ederse, revize bütçe tahmini yapmak kolaydır (lineer yaklaşım):

EAC = BAC / CPI

EAC: Estimate at Completion (Tahmini Tamamlanma Maliyeti)

BAC: Budget at Completion (Planlanan Bütçe)

CPI: Cost Performance Index (Maliyet Performans Endeksi)

Aynı durum için, projenin revize bitiş tarihi hesaplanabilir mi? 

(Kazanılmış Değer Yöntemi, PMP^® sertifika sınavının konularından önemli bir tanesidir. Projenizde bir şey satın almanız gerekmiyorsa da ve proje ekip üyelerinin maaşları açıklanmıyorsa da, bu yöntemi kullanmak mümkündür. Böyle bir durumda, para birimini adam*saat olarak kabul etmek mümkündür.)

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Evet, hesaplanabilir. Şu şekle bakınız:

AC: Actual Cost (Gerçekleşen Maliyet)

PV: Planned Value (Planlanmış Değer)

EV: Earned Value (Kazanılmış Değer)

TB: Baseline Duration (Temel Çizgiye Göre Süre)

TC: Calculated Duration (Hesaplanan Süre)

BAC: Budget at Completion (Planlanan Bütçe)

EAC: Estimate at Completion (Tahmini Tamamlanma Maliyeti)

PVu: Planned Value at time equals u (zamanın u’ya eşit olduğu noktadaki Planlanmış Değer)

EVu: Earned Value at time equals u (zamanın u’ya eşit olduğu noktadaki Kazanılmış Değer)

a: Angle (Açı)

CPI: Cost Performance Index (Maliyet Performans Endeksi)

SPI: Schdule Performance Index (Zaman Çizelgesi Performans Endeksi)

İki değişik üçgene bakarak a açısının tanjantını alırsak (karşı kenar bölü komşu kenar),

tan a = EVu / TB = PVu / TC 

Buradan da şu sonuç ortaya çıkar:

TC = TB / (EVu / PVu)

TC = TB / SPI

___________________________________________________________

Tarih: 8 Mart 2010 Haftası

Soru: Enerji sektöründe çalışıyorum. Bizim projelerimizin uzunluğu 15 sene ile 30 sene arasında değişiyor. Projelerimizin çok uzun soluklu olduğunu göz önüne alırsak, PMI^® metodolojisi bizim için uygun mudur?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Kesinlikle evet. PMI^® uygulamalarının çok güzel bir özelliği, değişik özellikteki bir çok proje için tamamen uygun olmasıdır. Projelerinizi fazlara ayırırken, PMI^®’ın tanımladığı yöntemi kullanabilirsiniz. Her bir fazın içinde yapılacak olan çalışmalar için de PMI^® uygulamalarını kullanabilirsiniz. 

___________________________________________________________

Tarih: 1 Mart 2010 Haftası

Soru: Dünyada kaç kişide PMP^® sertifikası vardır?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): 31 Aralık 2009 tarihi itibarı ile 361,238.  

___________________________________________________________

Tarih: 22 Şubat 2010 Haftası

Soru: Farzedin ki, hiç tanımadığınız birisine rastladınız. Anında göze çarpan belirgin bir özelliği bulunmamaktadır. İkiniz de isminizi söyleyerek selamlaştınız. Çok kısa bir süre sonra, bu kişinin bir proje yöneticisi olup olmadığını tahmin edebiliyor musunuz?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Hayır, tahmin edemiyorum. Ayrıca, hangi sektörde çalıştığını bilmiyorsam, tahmin etmem daha da zor olur.

___________________________________________________________

Tarih: 15 Şubat 2010 Haftası

Soru: PMP^® sertifika sınavı ile ilgili olarak, bizi kısaca bilgilendirir misiniz?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): PMP^® sertifika sınavı, 200 sorudan oluşan çoktan seçmeli test yöntemiyle hazırlanmış olup, toplam 4 saat sürmektedir. Yanlış doğruyu götürmemekte ve sınavı geçmek için en az %61 oranında doğru cevap vermek gerekmektedir. Başvuru esnasında, gerekli olan minimum eğitim ve deneyim raporlanır. Sınava İstanbul’da, Ankara’da veya İzmir’de girmek mümkündür.

___________________________________________________________

Tarih: 8 Şubat 2010 Haftası

Soru: Proje yönetiminde 8/80 kuralı nedir?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Genel olarak, her bir aktivitenin boyutunun 8 adam*saat ile 80 adam*saat arasında olması tavsiye edilir.

___________________________________________________________

Tarih: 1 Şubat 2010 Haftası

Soru: Project Management Institute^®‘un temel referans kitabı olan Project Management Body of Knowledge^®‘ın türkçesi var mı?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Evet, Project Management Body of Knowledge^®‘ın türkçesi vardır.

___________________________________________________________

Tarih: 25 Ocak 2010 Haftası

Soru: Kaç yıllık iş tecrübesinden sonra, bir proje yöneticisi mesleğinin başlangıç aşamasını tamamladığını farzetmelidir?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Bana sorarsanız üç sene. Tam zamanlı olarak, sadece proje yönetimi ile ilgili çalışmalar yaptığını kabul ediyorum.

___________________________________________________________

Tarih: 18 Ocak 2010 Haftası

Soru: İnsanlık tarihine bakıldığı zaman, bilinen en eski Proje Yönetimi uygulaması nedir?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Mısır’daki piramitlerdir.

___________________________________________________________

Tarih: 11 Ocak 2010 Haftası

Soru: Hocam hafızanız çok kuvvetli. Dört sene önce sizden kısa bir kurs almış olmama rağmen, az önce beni görünce hemen hatırladınız. İsmimi, soyadımı ve hangi şirkette çalıştığımı söylediniz. Hangi senede eğitim aldığımı ve eğitim salonunda nerede oturmuş olduğumu hatırladınız. Bu nasıl oluyor? (Katılımcı bu soruyu ilk ders başlamadan önce sordu.)

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Bilmem? Bazı şeyler uzun bir süre aklımda kalıyor. Şunu da belirtmek isterim ki, sizinle az önce karşılaştığım zaman hatırladığım konular, herkes için geçerli olmayacaktır. Benim kurslarımdan birine katılmış olmasına rağmen, daha sonra rastladığımda, simasını hiç hatırlayamadığım kişiler de olmuştur.

___________________________________________________________

Tarih: 4 Ocak 2010 Haftası

Soru: Proje yönetiminde yapılan çalışmalar ne şekilde kategorize edilebilir?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Project Management Institute^® aşağıdaki dokuz bilgi alanını (knowledge area) tanımlamaktadır:

1. Proje Entegrasyon Yönetimi (Project Integration Management)

2. Proje Kapsam Yönetimi (Project Scope Management)

3. Proje Zaman Yönetimi (Project Time Management)

4. Proje Maliyet Yönetimi (Project Cost Management)

5. Proje Kalite Yönetimi (Project Quality Management)

6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi (Project Human Resource Management)

7. Proje İletişim Yönetimi (Project Communications Management)

8. Proje Risk Yönetimi (Project Risk Management)

9. Proje Tedarik Yönetimi (Project Procurement Management)

___________________________________________________________

  

ARŞİV : Yıl 2009 

 

 

 

Tarih: 28 Aralık 2009 Haftası

Soru: Proje yöneticisinin teknik yetkinliği hangi seviyede olmalıdır?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Bu konuyla ilgili bir makale yazdım. Okumanızı tavsiye ederim: http://www.canizgi.com/makale-tr/

___________________________________________________________

Tarih: 21 Aralık 2009 Haftası

Soru: Şirketimde proje yöneticisi olarak çalışıyorum. Proje ekip üyeleri ve ben değişik lokasyonlarda bulunduğumuz zamanlarda, koordinasyon konusunda sıkıntı çekiyorum. Mesela, ben şirkette çalışırken, o anda başka bir lokasyondaki ekip üyesi Ahmet bana telefon ediyor. Ekip üyesi Mehmet’in işiyle ilgili konuları benimle tartışmak istiyor. Oysa ki o anda, ekip üyesi Mehmet de şirket dışında, başka bir lokasyonda bulunmaktadır. Ne yapmamı önerirsiniz?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Telekonferans yapmanızı öneririm. Ekip üyesi Ahmet size telefon edince, şu şekilde cevap verebilirsiniz: “Bir dakika telefondan ayrılmayın, Mehmet’i konferansa alıyorum. Bu konuyu üçümüz beraber tartışalım.”

___________________________________________________________

Tarih: 14 Aralık 2009 Haftası

Soru: “Project Management Institute^®”un bakış açısı doğrultusunda, bir projedeki kalite kontrol (quality control) çalışmaları ile kalite güvence (quality assurance) çalışmaları arasında ne gibi farklar vardır?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Şu şekilde özetlemek mümkündür: Kalite kontrol çalışmaları esnasında, ortaya çıkan sonuçların kalite beklentilerine uyup uymadığı test edilir. Kalite güvence çalışmaları esnasında, kalite referanslarının uygunluğu ve süreçlerin işleyişi denetlenir.

___________________________________________________________

Tarih: 7 Aralık 2009 Haftası

Soru: Şirketin hazır şablonlarını kullanarak, proje planlama dokümanlarını hazırlarken, varsayımları ve riskleri listelediğim bölümler var. Bu iki bölümde tamamen aynı konulardan bahsetmem gerekir, öyle değil mi? Mesela, “Proje esnasında yıllık enflasyonun %25’i aşmayacağı varsayılmaktadır.” şeklinde bir madde varsayım listesinde bulunuyorsa, “Proje esnasında yıllık enflasyonun %25’i aşması” şeklinde bir madde de risk listesinde bulunacaktır.

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Hayır, bu doğru değil. Tam tersine, varsayım listenizdeki maddelerle risk listenizdeki maddeler arasında hiç bir örtüşme olmaması gerekir.

Bir proje varsayımı belirlendikten sonra, onun doğru çıkmaması durumda nasıl bir etki oluşacağı konusunu değerlendirmek gerekir. Fakat, bu varsayım detaylı bir analize tabi tutulmayacak, bu varsayımın doğru çıkması için bir aksiyon planı hazırlanmayacak, ve bu varsayım doğru çıkmazsa yapılması gereken işler çok detaylıca planlanmayacaktır.

Bir proje riski belirlendikten sonra, bu risk detaylı bir analize tabi tutulacaktır. Bu riske karşı nasıl bir aksiyon planı geliştirmek gerektiği konusu detaylıca incelenip, bir karara bağlanacaktır. Oluşturulacak olan aksiyon planı, ilave maliyet, zaman ve insan kaynağı gerektirebilir.

Örnek: 

Lisedeki astronomi kulübü öğrencileri bir ilkokul müdürü ile şu konuda anlaşır: Bir ay sonra gözlemlenmesi planlanan güneş tutulması esnasında, üç tane 10 yaşındaki ilkokul öğrencisi fotoğraflar çekeceklerdir. Ertesi günü bir sunum yaparak, güneş tutulması fotoğraflarını velilere göstereceklerdir. Bu sunum için velilere bir davetiye yollanır ve güneş tutulması esnasında hava şartlarının uygun olmaması durumunda sunumun iptal edileceği söylenir. Astronomi kulübü üyeleri, bu üç ilkokul öğrencisine konuyla ilgili eğitimler vermeye başlar. 

Proje varsayımı: “Güneş tutulması esnasında hava şartlarının uygun olacağı varsayılmaktadır.” Güneş tutulmasının hangi mevsimde olacağına ve hangi lokasyondan izleneceğine bağlı olarak, bu makul bir varsayım olabilir. Bu varsayımın doğru çıkmama ihtimali çok az olabilir. Yine de, varsayımın doğru çıkmaması durumunda nasıl bir etki oluşacağı değerlendirilmiştir; sunum yapılmayacaktır. Bundan öteye bir analiz ve aksiyon planı hazırlanmamıştır. (Astronomi ile profesyönel olarak uğraşan kişiler olsalardı, o bölgedeki hava şartları kötü olsa bile, güneş tutulmasının fotoğrafını çekmek için bir aksiyon planı hazırlamayı düşünebilirlerdi.)

Proje riski: “Güneş tutulmasını direk çıplak gözle izlemek, insan gözüne zarar verebilir; 10 yaşındaki üç ilkokul öğrencisinin böyle bir şey yapma riski vardır.” Astronomi kulübü üyeleri bu konuyu detaylıca tartışıp, şu şekilde bir çalışma yapmaya karar verirler: İlkokul öğrencilerine eğitim verirken, bu konunun önemini vurgulayacaklardır. İlaveten, güneş tutulması esnasında bir kişi, sadece bu üç öğrencinin direk güneşe bakıp bakmadığını takip edecek ve başka hiç bir iş yapmayacaktır.

___________________________________________________________

Tarih: 30 Kasım 2009 Haftası

Soru: Şirketimizde Microsoft Project Server bulunmamaktadır, fakat bilgisayarlarımızda Microsoft Project 2007 install edilmiş durumdadır. Microsoft Project Server veya buna benzer başka bir ürün kullanmadan, birden fazla projeyi ve operasyonel işlerimizi koordineli olarak, tek merkezden yönetebilir miyiz? Birbirlerine olan etkilerini takip edebilir miyiz?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Evet, belli bir noktaya kadar bu mümkündür. Intranet’te ortak alana bir dosya kaydedilir. Bu dosyada, şirkette çalışan kişiler ve diğer kaynaklarla ilgili bilgiler bulunmaktadır. Proje yöneticilerine ve operasyon yöneticilerine bu dosyaya yazma hakkı verilir. Daha sonra, Microsoft Project’in dosyalar arasında bağlantı kurma fonksiyonu çalıştırılır.

Otomatik olarak oluşacak master planda, projelerin ve operasyonel işlerin birbirlerine olan etkilerini tek ekranda incelemek de mümkün olacaktır. Microsoft Project Server kullanırsanız, ilave başka tür çalışmalar da yapmanız mümkün olacaktır.

___________________________________________________________

Tarih: 23 Kasım 2009 Haftası

Soru: PMP^®sertifika sınavları Türkiye’de hangi sınav merkezlerinde yapılmaktadır?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Üç tane sınav merkezi var:

Bilge Adam, Şişli – İstanbul

Turkish American Association, Kavaklıdere – Ankara

Turkish American Association, Alsancak – İzmir

___________________________________________________________

Tarih: 16 Kasım 2009 Haftası

Soru: Üniversite son sınıfta okuyorum. Mezun olduktan sonra, proje yöneticisi olarak kariyer yapmak istiyorum. Bu mesleğin bana getireceği faydalar neler olacaktır?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Bu konuyla ilgili bir kitap yazmak mümkündür. Yine de size bir kaç örnek vereyim: Büyük bir ihtimalle, işinizi sıkıcı değil, enteresan bulacaksınız. Hem “hard skills” hem de “soft skills” gerektiren konularla ilgili deneyim kazanacaksınız. Bakış açınız genişleyecek. Mesleğinizin günlük hayatınıza olumlu etkilerini görmek de olasıdır. Mesela, özel hayatınız da daha planlı ve düzenli bir şekle gelebilir, ve zor durumlarda ne yapmanız gerektiği konusunda daha iyi bir karar alabilirsiniz.

___________________________________________________________

Tarih: 9 Kasım 2009 Haftası

Soru: Microsoft Project kullanarak, proje zaman yönetimine ilaveten başka tür bir çalışma yapmak mümkün müdür?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Tabii ki. Mesela proje maliyet yönetimi, proje insan kaynakları yönetimi, proje iletişim yönetimi gibi diğer muhtelif konularla ilgili çalışmalar yapmanız da mümkündür. Microsoft Project, Türkiye’de ve dünyada en yaygın olarak kullanılan proje yönetimi yazılımıdır.

___________________________________________________________

Tarih: 2 Kasım 2009 Haftası

Soru: İnsanlık tarihindeki ilk proje ne zaman yapılmıştır acaba?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Adem ve Havva zamanında. Şöyle bir olay olduğunu farzedelim: Adem ve Havva, hayatlarında ilk defa, enteresan bir meyva ağacı görürler. Kendilerine bir zaman hedefi koyarlar ve hava kararmadan önce, ağaçtaki meyvaları toplamaya karar verirler. Bir süre, ağaca ne şekilde tırmanacaklarını tartışırlar. Daha sonra, ağaca tırmanıp, meyvaları toplarlar. Onları barındıkları yere taşırlar. Yapılmış olan bu iş, “Project Management Institute^®”un “proje” tanımına tamamen uymaktadır.

___________________________________________________________

Tarih: 26 Ekim 2009 Haftası

Soru: Dünyada ve Türkiyede, PMI^® metodolojisi en yaygın olarak kullanılan proje yönetimi metodolojisidir. İki aylık bir projeyi yöneteceğim. Proje süresi nispeten kısa olacağı için, PMI^® metodolojisini bu projede kullanmam uygun olur mu?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Kesinlikle evet. Verdiğim eğitimlerde, zaman zaman, bir ay süren bir projede PMI^® uygulamalarının nasıl kullanıldığını ve buna bağlı olarak projenin başarılı olduğunu sınıfa anlatırım. PMI^® uygulamalarının çok güzel bir özelliği, değişik özellikteki bir çok proje için tamamen uygun olmasıdır.

___________________________________________________________

Tarih: 19 Ekim 2009 Haftası

Soru: Kısa soluklu, düşük bütçeli, şirket için önceliği çok yüksek olmayan bir projeyi yöneteceğim. Zaman kazanmak amacıyla, proje risk yönetimi çalışmalarını atlasam olur mu?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Olmaz. Sizin yöneteceğiniz tipteki projeler de dahil olmak üzere, çeşitli özellikteki projeler uzmanlar tarafından incelenmiştir. Ortaya çıkan sonuç, risk yönetimine verilen önem ile proje başarısı arasında kuvvetli bir korelasyon olduğudur. Projenizde risk yönetimi çalışmalarını hiç yapmamanız, çok ciddi bir hata olur.

___________________________________________________________

Tarih: 12 Ekim 2009 Haftası

Soru: Ülkemizde güçlü matris organizasyonu yapısında bulunan bir şirkete rastlamak istisnai bir durum mudur?

(Güçlü matris organizasyonu yapısında, proje yöneticisi diğer bölümlerden ödünç alınan elemanlarla çalışır ve tek işi proje yönetmektir. Aynı anda bir veya birden fazla projeyi yönetir, fakat hiç bir zaman operasyonel iş yapmaz ve hiç bir zaman proje ekip üyesi olarak çalışmaz.)

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Kesinlikle hayır. Project Management Institute^® altı tip organizasyon şeması tanımlamaktadır. Bunlardan bir tanesi de güçlü matrisdir. Bir organizasyon şemasının diğerinden daha iyi olduğunu söylemek doğru olmaz, şirketin içinde bulunduğu ortama göre en uygun organizasyon şemasının hangisi olduğu konusunda bir karar verilmelidir.

Verdiğim eğitimlerde, zaman zaman sınıfa bununla ilgili sorular sorarım. Katılımcıların yaklaşık %15’i güçlü matris organizasyon yapısında çalıştıklarını bildiriyor. Dolayısıyla, “istisnai” kelimesini kullanmak doğru olmayacaktır. Güçlü matris organizasyon yapısında çalıştıklarını söyleyen kişiler arasında, ilk aklıma gelenleri sayacak olursam, bankacılık, IT, telekom, otomotiv ve taahhüt/inşaat sektöründe çalışanlar var.

___________________________________________________________

Tarih: 5 Ekim 2009 Haftası

Soru: Ortalama olarak, bir projenin planlama çalışmaları için ne kadar efor (adam*saat) harcamak gerekir?

Cevap (Can İzgi, PMP^®, REP): Literatüre bakacak olursak, bu oranın beşte bir olduğu görülmektedir. Muhakkak ki projeden projeye göre değişmesi gereken bir oran, fakat ortalama olarak bu şekilde olması gerektiği bana da makul gözüküyor.

___________________________________________________________

Copyright © 2009 Can İzgi, PMP^®, REP – All Rights Reserved.