4. Makale (Türkçe)

 

Proje Yöneticisinin Teknik Yetkinliği Hangi Seviyede Olmalıdır?

Bu satırların yazarı, bu makalenin başlığını oluşturan sorunun, sadece bir tek cümleyle cevaplanmaması gerektiğine inanmaktadır. Bu makalenin hazırlanmasının bir sebebi bu olup, diğer sebeplerinden birisi de bu konunun camiada yoğun olarak tartışılmasıdır.

Bu makalenin başlığını oluşturan soru üstünde düşünürken, şirkette proje yöneticisine ne kadar sorumluluk ve yetki verildiğini göz önüne almak gerekir. O zaman, önemli bir soru şudur: Proje yöneticisinin sorumlulukları ve yetkileri nelerdir? Şirketlerdeki organizasyon şemalarını bazı örneklerle göz önüne alarak bu soruyu cevaplamaya başlayalım.

Project Management Institute® muhtelif organizasyon şemaları tanımlamıştır. Bu kurum tarafından tanımlanan organizasyon şemalarının bir kısmı bu yazıda referans alınacak ve açıklanacaktır. Bir organizasyon şemasının diğerinden daha iyi olduğunu söylemek doğru olmaz, şirketin içinde bulunduğu ortama göre en uygun organizasyon şemasının hangisi olduğu konusunda bir karar verilmelidir.

Birinci örnek: Organizasyon şemalarından birisi zayıf matristir. Aslında, bu yapıda proje yöneticisine benzer bir pozisyon proje hızlandırıcısı (project expediter) veya proje koordinatörü olarak tanımlanır. Proje yöneticisine yeterli sorumluluk ve yetki verilirken, proje hızlandırıcısına ve proje koordinatörüne kısmi sorumluluk ve yetki verilir. Proje hızlandırıcısına kıyasla, proje koordinatörüne biraz daha fazla sorumluluk ve yetki verilir. Proje hızlandırıcısının içinde çalıştığı zayıf matris yapı şu şekilde tanımlanmıştır: Değişik departmanlardan ödünç alınan elemanlar proje ekibini oluşturur. Proje hızlandırıcısının yöneticisi projede kimin ne iş yapması gerektiği konusunda kararlar alır. Kararını proje hızlandırıcısına bildirir. Proje hızlandırıcısı proje ekip üyelerine bu kararları açıklar. Proje ekip üyeleri kendilerine verilen işleri yapıp sonuçları proje hızlandırıcısına bildirirler. Proje hızlandırıcısı da topladığı bu sonuçları kendi yöneticisine sunar. Proje hızlandırıcısının yöneticisi bu sonuçları değerlendirir ve proje hızlandırıcısına ekip üyelerinin bu konularla ilgili yapması gereken işleri anlatır. İş yapış prosedürü bu şekilde devam eder. Özet olarak, proje hızlandırıcısı iş takibi yapan, sorumluluğu ve yetkisi çok az olan bir kişidir. Bundan dolayı, sadece iş takibi yapabilecek seviyede bir yetkinliğinin olması yeterlidir. Başka bir deyişle, teknik yetkinliğinin çok düşük bir seviyede olması sorun olmayacaktır.

İkinci örnek: Organizasyon şemalarından bir başkası da proje bazlı organizasyondur. Burada, proje yöneticisi aynı zamanda bölüm yöneticisidir. Kendi bölümü dahilindeki kişilerle proje ekibini kurar ve yönetir. Proje yöneticisine en fazla sorumluluk ve yetki veren organizasyon şeması budur. Bu durumda proje yöneticisinin teknik yetkinliği hangi seviyede olmalıdır? Bu soruyla alakalı başka bir soru şudur: Bir bölüm yöneticisinin teknik yetkinliği hangi seviyede olmalıdır? Bu da ayrı bir tartışma konusudur. Şunu söyleyebiliriz ki, yukarıdaki paragrafta belirtilen proje hızlandırıcısından daha fazla teknik yetkinliğe sahip olması gerekir. İşin detayları hariç, olaya yukarıdan bakılıp değerlendirme yapılması gereken durumları ele alalım. Proje yöneticisinin ilgili konulardaki teknik yetkinliğinin, ekip üyelerinin herhangi birisinden daha az olmaması, sağlıklı işleyen bir ortam oluşması açısından gereklidir.

Üçüncü örnek: Çok fazla sayıda kişinin çalıştığı büyük bir proje yapılacağını göz önüne alalım. Bu tip bir projede, proje yöneticisi projede çalışacak kişilerin hepsiyle detaylıca ilgilenecek zamanı bulamayabilir. İlaveten, proje yöneticisinin, projenin detaylarıyla ilgili her konuda teknik yetkinliğinin çok iyi olmasını beklemek doğru olmaz.  Böyle bir durumda proje liderleri atamak mümkündür. Proje liderleri kendine bağlı çalışan elemanları yönetir. Projeyle ilgili olarak proje yöneticisine rapor verir. Proje yöneticisinin proje liderlerini yönetmesi söz konusudur. Bu durumda gereken yetkinlik proje ekip üyelerini direk yönetmek için gerekli olan teknik yetkinlik değil, onları dolaylı olarak yönetmek için gerekli olan yetkinliktir. Bir başka deyişle, proje liderlerini yönetmek için gerekli olan şey idari yetkinliktir.

Dördüncü örnek: Projenin bütçesine, karmaşıklığına ve riskine bağlı olarak, üst yönetimin proje yöneticisinin teknik yetkinliği ile ilgili beklentisi değişebilir. Mesela, bütçesi, karmaşıklığı ve riski düşük olan bir projeyi ele alalım. Bu projede, yapılabilecek bir hatadan dolayı şirketin büyük bir zarara girmesi söz konusu değildir diye düşünelim. Böyle bir durumda, üst yönetimin proje yöneticisinin teknik yetkinliği ile ilgili çok ciddi bir beklentisi olmayabilir.

Şimdi de şirketlerin proje yöneticilerine verebilecekleri bazı sorumluluk ve yetkilere örnekler verip, bu durumlarda hangi seviyede teknik yetkinlik gerektiğini düşünelim.

Proje ekibini oluşturma: Proje ekip üyelerinin kimlerden oluşacağına karar verilirken, proje yöneticisinin yeterli sorumluluğunun ve yetkisinin olduğu, ve yeterli sayıda seçeneğinin olduğu bir durumu ele alalım. Bu durumda, kendi teknik yetkinliği kuvvetli olursa, teknik açıdan iyi olan bir ekip oluşturabilir. Böyle bir durum ortada yoksa, teknik yetkinliğinin hangi seviyede olduğunun çok fazla bir önemi olmaz.

Başlatma toplantısı (kick-off meeting): Ekip kurulmuşsa, toplantı organizasyonu için ve toplantıyı iyi bir şekilde yönetmek için teknik yetkinlik gerekmez.

Planlama çalışmaları: Ekip üyeleri ve diğer kritik paydaşlar güvenebileceği kişilerse, teknik yetkinliği çok az olsa bile sorun çıkmaz.

Uygulama çalışmalarında proje ekip üyelerinin teknik performansını takip etme ve değerlendirme: Teknik yetkinliğin iyi olması gerekir.

Uygulama çalışmalarında projenin genel performansını takip etme ve raporlama: Teknik yetkinlik gerekmez.

İletişim ve koordinasyon: Duruma göre değişir. Örnek verelim: Yukarıdaki paragrafta anlatıldığı gibi sadece projenin genel performansını çıkartıp proje paydaşlarına iletecekse, teknik yetkinlik gerekmez. Öte yandan, teknik yetkinliği yetersiz olan müşterinin beklentisini şekillendirmek durumundaysa, teknik yetkinlik gerekir. Projeden projeye değişmesine rağmen, teknik yetkinliğin gerekmediği durumlar daha fazladır.

Düzeltici faaliyetlerin ve önleyici faaliyetlerin neler olması gerektiği konusunda karar almak: Bazı durumlarda teknik bilgi gerektiren bir çalışma yapmak gerekebilir. Ekip üyelerinden yeterli teknik destek alabilecek durumdaysa, kendi teknik yetkinliğinin iyi olması gerekmez.

Değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi: Bazen teknik yetkinlik gerekir, mesela teknik bir konuda çabuk karar almak zorunda kalırsa.

Proje kapanış çalışmalarını tamamlamak: Teknik yetkinlik gerekmez.

Sonuç olarak, bana “Proje yöneticisinin teknik yetkinliği hangi seviyede olmalıdır?” diye sorarsanız, size cevap vermeden önce, sizden proje yöneticisinin içinde bulunduğu ortamı, ve ona verilen sorumlulukları ve yetkileri bana tasvir etmenizi isterim.

Can İzgi, PMP®          28.02.2009

Copyright © 2012 Can İzgi, PMP® – All Rights Reserved.

 Date Posted: 16 Sep 2012 @ 09 40 PM
Last Modified: 07 Jul 2017 @ 02 33 PM
Posted By: admin
EmailPermalink
 

Responses to this post » (2 Total)

 
  1. yusuf çelik says:

    Bilgiler için Çok teşekkürler
    Açıklayıcı ve güzel örneklemeler var.

  2. RAFET CAMBAZ says:

    Çok bilgi verici bir makale..

    Paylaşiminiz için Teşekkürler,

 Comment Meta:
RSS Feed for comments
\/ More Options ...
Change Theme...
  • Users » 1
  • Posts/Pages » 18
  • Comments » 5
Change Theme...
  • VoidVoid « Default
  • LifeLife
  • EarthEarth
  • WindWind
  • WaterWater
  • FireFire
  • LightLight

1. Özgeçmiş (Türkçe)



    No Child Pages.

3. Lebenslauf (Deutsch)



    No Child Pages.

4. Makale (Türkçe)



    No Child Pages.