Proje Yönetimi Soruları

Verdiğim proje yönetimi eğitimleri esnasında, katılımcılardan muhtelif sorular geliyor. Aşağıda, o sorulardan bazıları ve benim verdiğim cevaplar bulunmaktadır. Onları dört bölüme ayırdım.

Can İzgi

____________________

  1. BÖLÜM: Proje Yönetimi ile ilgili genel sorular

Soru: Şekilde gösterilen durumu, kullandığım proje yönetimi yazılımında tanımlayamıyorum çünkü B aktivitesinin başlangıç tarihinde bir belirsizlik bulunmaktadır. Bu belirsizliğin sebebi, testin kaç kere tekrarlanacağının bilinmemesidir. Maalesef proje zaman planı hazırlarken bu durumla çok sık karşılaşıyorum ve ne yapmam gerektiğini bilmiyorum.

Cevap (Can İzgi): Böyle bir durumda aşağıdaki yöntemlerden birini kullanabilirsiniz.

BİRİNCİ YÖNTEM

Aşağıdaki şekle bakalım:

Kırmızı çizgiler ile işaretli kısmın içindekileri tek aktivite olarak gösterelim. Aktivitenin ismine de “Test Süreci” diyelim. Bu aktivite için süre, maliyet ve efor değerleri olarak kötümser tahminlerimizi girelim ve projemizi üst seviye kısıtlara uyacak şekilde planlamaya çalışalım. Mesela, bu aktivitenin zaman tahminini yaparken şöyle düşüneceksiniz: “Bu süreç için en fazla ne kadar zaman harcanır?” Bu şekilde yaptığınız süre tahminini zaman planına kaydedip, projenizin istenen zamanda bitmesi için gerekli olan zaman planlaması çalışmalarını yapmaya devam edeceksiniz. Bu aktivite için, yukarıda anlatılan konulara değinen açıklayıcı bir not yazmak da faydalı olur.

Şema aşağıdaki gibi olacaktır:

İKİNCİ YÖNTEM

Zaman planının o kısmını aşağıdaki şekildeki gibi gösterelim:

Burada “Test” isimli aktivite, testi ilk sefer yaptığınız çalışmayı göstermektedir. “Düzeltici Eylemler” isimli aktivite ise, testi ilk sefer yaptıktan sonra “B” aktivitesi başlayana kadar yapacağınız çalışmaların tümünü göstermektedir. Bu çalışmaların içinde testin defalarca tekrar edilmesi de bulunabilir. Yukarıdaki paragrafta yazılmış olan bilgiler, “Düzeltici Eylemler” isimli bu aktivite için de geçerlidir.

ÜÇÜNCÜ YÖNTEM

En fazla testi kaç kez yapmak zorunda kalırım?” diye düşünün ve testin o kadar defa tekrar edildiğini gösteren bir zaman planı hazırlayın. Mesela “Testi en fazla 3 kez yapmak sorunda kalırım.” diye düşünüyorsanız, diyagram aşağıdaki gibi olacaktır:

T1: Testin ilk defa yapılışı
D1: Testin ilk defa yapılışından sonra ortaya çıkan hataların düzeltilmesi
T2: Testin ikinci defa yapılışı
D2: Testin ikinci defa yapılışından sonra ortaya çıkan hataların düzeltilmesi
T3: Testin üçüncü defa yapılışı

Not: Yukarıda bahsedilen üç yöntem de kötümser tahminleri referans almaktadır. Projenin yürütme aşamasında o süreç daha kısa sürerse, aradaki zaman (ve maliyet ve efor) farkını risk rezervi olarak kullanabileceğinizi ümit edersiniz.

Soru: Çalıştığım şirketteki proje planlama dokümanlarını hazırlarken, projenin kapsamını ve projenin kapsamı haricindeki konuları ayrı ayrı açıklamam bekleniyor. Projenin kapsamını açıkladığım bölümde yazılı olamayan her şey, zaten projenin kapsamı dışında değil midir?

Cevap (Can İzgi): Sizin dediğiniz doğru; projenizin kapsamını açıkladığınız bölümde yazılı olmayan şeyler projenin kapsamı dışında olacaktır. Fakat buna rağmen, genellikle, kapsam dışında olduğunun vurgulanmasında fayda olan konular bulunur. Projenin kapsamı haricindeki konuların belirtildiği bölüm ile ilgili olarak sizden beklenen de budur. Bu bölümde sizden beklenen, projenin kapsamı dışında olan her şeyi yazmanız değildir.

Projelerde sık rastlanan bir durum, projenin kapsamına nelerin dahil olacağı konusundaki belirsizliklerdir. Kapsamı detaylıca açıklayan bir doküman hazırlayıp ilgili kişilerle paylaşsanız bile, proje bitene yakın bir zamanda, ilave bir konunun kapsama dahil edilmesi yönünde istek gelebilir. Bu, iki tarafı da zor durumda bırakabilir. Planlama dokümanlarını hazırlarken, bu tip isteklerin neler olabileceğini tahmin etmeye çalışın. Projenin kapsamını ve projenin kapsamı haricindeki konuları açıklayan dokümanı ilgili kişilere onaylatın veya (mümkün olmuyorsa) en azından onlarla paylaşın. Bazı konuların kapsama dahil olup olmayacağı konusunda bir fikir ayrılığı varsa, bu konuların neler olduğu erken bir safhada ortaya çıksın ve mümkünse karara bağlansın.

Soru: Bir projenin planlama aşamasında, riskleri listelerken, çok fazla sayıda risk listeye eklenebilirmiş gibi geliyor bana. Bunun sınırı nedir?

Cevap (Can İzgi): Dediğiniz doğru. Projenin başarısını etkileyebilecek belirsizlikleri yazarken, gereğinden uzun bir listenin ortaya çıkma durumu vardır. “Projenin başarısını etkileyebilecek bütün belirsizlikleri yazmak gerekir.” şeklinde bir görüşü benimsememek gerekir. Risk listesine eklenecek maddelerde, aşağıdaki özelliklerin bulunması gerekir:

* Belirsizlik o derece önemlidir ki, detaylı analize tabi tutmaya değer.

* Bu belirsizliğe karşı detaylı bir aksiyon planı oluşturulacaktır, veya en azından – bir aksiyon planı oluşturulmasa bile – detaylı bir aksiyon planı oluşturulması konusu ciddi bir şekilde düşünülecektir. Oluşturulacak aksiyon planı ilave maliyet, zaman ve iş gücü (insan kaynağı kullanımı) gerektirebilir.

Soru: Şirketin hazır şablonlarını kullanarak, proje planlama dokümanlarını hazırlarken, varsayımları ve riskleri listelediğim bölümler var. Bu iki bölümde tamamen aynı konulardan bahsetmem gerekir, öyle değil mi? Mesela, “Proje esnasında yıllık enflasyonun %25’i aşmayacağı varsayılmaktadır.” şeklinde bir madde varsayım listesinde bulunuyorsa, “Proje esnasında yıllık enflasyonun %25’i aşması” şeklinde bir madde de risk listesinde bulunacaktır.

Cevap (Can İzgi): Hayır, bu doğru değil. Tam tersine, varsayım listenizdeki maddelerle risk listenizdeki maddeler arasında hiçbir örtüşme olmaması gerekir.

Bir proje varsayımı belirlendikten sonra, onun doğru çıkmaması durumda nasıl bir etki oluşacağı konusunu değerlendirmek gerekir. Fakat, bu varsayım detaylı bir analize tabi tutulmayacak, bu varsayımın doğru çıkması için bir aksiyon planı hazırlanmayacak, ve bu varsayım doğru çıkmazsa yapılması gereken işler çok detaylıca planlanmayacaktır.

Bir proje riski belirlendikten sonra, bu risk detaylı bir analize tabi tutulacaktır. Bu riske karşı nasıl bir aksiyon planı geliştirmek gerektiği konusu detaylıca incelenip, bir karara bağlanacaktır. Oluşturulacak olan aksiyon planı, ilave maliyet, zaman ve insan kaynağı gerektirebilir.

Örnek:

Lisedeki astronomi kulübü öğrencileri bir ilkokul müdürü ile şu konuda anlaşır: Bir ay sonra gözlemlenmesi planlanan güneş tutulması esnasında, üç tane 10 yaşındaki ilkokul öğrencisi fotoğraflar çekeceklerdir. Ertesi günü bir sunum yaparak, güneş tutulması fotoğraflarını velilere göstereceklerdir. Bu sunum için velilere bir davetiye yollanır ve güneş tutulması esnasında hava şartlarının uygun olmaması durumunda sunumun iptal edileceği söylenir. Astronomi kulübü üyeleri, bu üç ilkokul öğrencisine konuyla ilgili eğitimler vermeye başlar.

Proje varsayımı: “Güneş tutulması esnasında hava şartlarının uygun olacağı varsayılmaktadır.” Güneş tutulmasının hangi mevsimde olacağına ve hangi lokasyondan izleneceğine bağlı olarak, bu makul bir varsayım olabilir. Bu varsayımın doğru çıkmama ihtimali çok az olabilir. Yine de, varsayımın doğru çıkmaması durumunda nasıl bir etki oluşacağı değerlendirilmiştir; sunum yapılmayacaktır. Bundan öteye bir analiz ve aksiyon planı hazırlanmamıştır. (Astronomi ile profesyonel olarak uğraşan kişiler olsalardı, o bölgedeki hava şartları kötü olsa bile, güneş tutulmasının fotoğrafını çekmek için bir aksiyon planı hazırlamayı düşünebilirlerdi.)

Proje riski: “Güneş tutulmasını direk çıplak gözle izlemek, insan gözüne zarar verebilir; 10 yaşındaki üç ilkokul öğrencisinin böyle bir şey yapma riski vardır.” Astronomi kulübü üyeleri bu konuyu detaylıca tartışıp, şu şekilde bir çalışma yapmaya karar verirler: İlkokul öğrencilerine eğitim verirken, bu konunun önemini vurgulayacaklardır. İlaveten, güneş tutulması esnasında bir kişi, sadece bu üç öğrencinin direk güneşe bakıp bakmadığını takip edecek ve başka hiçbir iş yapmayacaktır.

Soru: Enerji sektöründe çalışıyorum. Bizim projelerimizin uzunluğu 15 sene ile 30 sene arasında değişiyor. Projelerimizin çok uzun soluklu olduğunu göz önüne alırsak, PMI® uygulamalarını takip etmemiz mümkün olur mu?

Cevap (Can İzgi): Kesinlikle evet. PMI® uygulamalarının çok güzel bir özelliği, değişik özellikteki birçok proje için tamamen uygun olmasıdır. Projelerinizi fazlara ayırırken, PMI®’ın tanımladığı yöntemi kullanabilirsiniz. Her bir fazın içinde yapılacak olan çalışmalar için de PMI® uygulamalarını kullanabilirsiniz.

Soru: Farz edin ki, hiç tanımadığınız birisine rastladınız. Anında göze çarpan belirgin bir özelliği bulunmamaktadır. İkiniz de isminizi söyleyerek selamlaştınız. Çok kısa bir süre sonra, bu kişinin bir proje yöneticisi olup olmadığını tahmin edebiliyor musunuz?

Cevap (Can İzgi): Hayır, tahmin edemiyorum. Ayrıca, hangi sektörde çalıştığını bilmiyorsam, tahmin etmem daha da zor olur.

Soru: Şirketimde proje yöneticisi olarak çalışıyorum. Proje ekip üyeleri ve ben değişik lokasyonlarda bulunduğumuz zamanlarda, koordinasyon konusunda sıkıntı çekiyorum. Mesela, ben şirkette çalışırken, o anda başka bir lokasyondaki ekip üyesi Ahmet bana telefon ediyor. Ekip üyesi Mehmet’in işiyle ilgili konuları benimle tartışmak istiyor. Oysaki o anda, ekip üyesi Mehmet de şirket dışında, başka bir lokasyonda bulunmaktadır. Ne yapmamı önerirsiniz?

Cevap (Can İzgi): Telekonferans yapmanızı öneririm. Ekip üyesi Ahmet size telefon edince, şu şekilde cevap verebilirsiniz: “Bir dakika telefondan ayrılmayın, Mehmet’i konferansa alıyorum. Bu konuyu üçümüz beraber tartışalım.”

Soru: Dünyada ve Türkiye’de, PMI® uygulamaları en yaygın olarak takip edilen proje yönetimi uygulamalarıdır. İki aylık bir projeyi yöneteceğim. Proje süresi nispeten kısa olacağı için, PMI® uygulamalarını bu projede kullanmam mümkün olur mu?

Cevap (Can İzgi): Kesinlikle evet. PMI® uygulamalarının çok güzel bir özelliği, değişik özellikteki birçok proje için tamamen uygun olmasıdır.

  1. BÖLÜM: PMP® sertifika sınavı ile ilgili sorular

Soru: PMP® sınavında Microsoft Project ile ilgili soru çıkar mı?

Cevap (Can İzgi): Sınavda Microsoft Project ile ilgili soru çıkmaz.

Soru: PMP® sertifika sınavı ilk olarak hangi sene yapılmıştır?

Cevap (Can İzgi): 1984.

Soru: Proje yöneticisi olarak çalışan iş arkadaşım, PMP® sertifikasını kazandıktan sonra daha da profesyonel bir tarzda konuşmaya başladı. Başka şirketlerde çalışan kişiler de size buna benzer gözlemlerini anlatıyor mu?

Cevap (Can İzgi): Evet, zaman zaman, muhtelif şirketlerde çalışan kişiler bana bu tip gözlemlerini aktarır.

  1. BÖLÜM: Microsoft Project ile ilgili sorular

Soru: Microsoft Project’te en sık kullandığınız raporlar nelerdir?

Cevap (Can İzgi): Şu iki rapor: Resource Work Summary Report ve Cash Flow Report.

Soru: İstanbul Kurumsal Gelişimde hangi proje yönetimi yazılımını kullanıyorsunuz?

Cevap (Can İzgi): Microsoft Project’i kullanıyoruz.

  1. BÖLÜM: Geyik sorular.

Soru: Hocam sizin PMP® sertifikanız var mı?

Cevap (Can İzgi): 🙂 🙂 🙂

(Katılımcı bu soruyu, ciddi bir tavırla, PMP® Sertifika Sınavına Hazırlık kursunun ilk gününde sordu! İlk defa bu tip bir soruyla karşılaştım. Çok şaşırmıştım. Sınıf kahkahaya boğuldu.)

Soru: Bir bilmece: Kertenkelenin dişisine ne denir? (Çok konforlu bir eğitim salonuna kertenkele girmişti. 🙂 )

Cevap (Can İzgi): Kertilenkele. 🙂 (Cevabı önceden biliyordum.)

Soru: “Kaçıncı” kelimesinin İngilizce karşılığı nedir? (Katılımcı bu soruyu ders arasında sordu.)

Cevap (Can İzgi): “What is the rank of …” veya buna benzer bir şekilde ilgili cümleyi tercüme etmek gerekir.

Örnek:

Satürn Güneş Sistemi içinde, Güneş’ten itibaren kaçıncı gezegendir?

What is the rank of Saturn in the Solar System from the Sun?

Soru: Hocam, işinizi severek yaptığınızı gözlemliyorum. Karakteriniz mi eğitmenlik için çok uygun, yoksa kendi kendinizi motive etmeye mi çalışıyorsunuz?

Cevap (Can İzgi): Her ikisinin bir karışımı söz konusu…

Soru: Hocam hafızanız çok kuvvetli. Dört sene önce sizden kısa bir kurs almış olmama rağmen, az önce beni görünce hemen hatırladınız. İsmimi, soyadımı ve hangi şirkette çalıştığımı söylediniz. Hangi senede eğitim aldığımı ve eğitim salonunda nerede oturmuş olduğumu hatırladınız. Bu nasıl oluyor? (Katılımcı bu soruyu ilk ders başlamadan önce sordu.)

Cevap (Can İzgi): Bilmem? Bazı şeyler uzun bir süre aklımda kalıyor. Şunu da belirtmek isterim ki, sizinle az önce karşılaştığım zaman hatırladığım konular, herkes için geçerli olmayacaktır. Benim kurslarımdan birine katılmış olmasına rağmen, daha sonra rastladığımda, simasını hiç hatırlayamadığım kişiler de olmuştur.

____________________

Copyright © 2018 Can İzgi – All Rights Reserved.

PMI and PMP are registered marks of the Project Management Institute, Inc.